KPI’s (Key Performance Indicators) zijn cruciale meetinstrumenten voor bedrijven en organisaties om hun prestaties te beoordelen en strategische doelstellingen te bereiken. Daarom is het ook bij de ontwikkeling van (management) dashboards en rapportages belangrijk om de KPI’s van een organisatie of bedrijfsonderdeel helder te krijgen. Soms zijn die klip-en-klaar, soms niet. In het laatste geval help ik deze KPI’s helder te krijgen voordat ik ga starten met bijvoorbeeld de ontwikkeling van dashboards of rapportages. Voor de verheldering van KPI’s maak ik meestal gebruik van twee praktische modellen; het OGSM model en het KPI Tree model.

OGSM

Het OGSM model is een framework dat organisaties helpt om hun strategische plannen te definiëren en te implementeren door duidelijke en meetbare doelen te stellen. Het OGSM model vormt zo de brug tussen strategie en uitvoering en helpt teams hun doelen te bereiken.

De afkorting OGSM staat voor Objectives, Goals, Strategies en Measures. De componenten van het OGSM model zijn:

Objectives (Doelstellingen) – deze geven aan wat de organisatie op langere termijn wil bereiken. Bijvoorbeeld: “Verbeteren van de klanttevredenheid.”
Goals (Doelen) – dit zijn de specifieke, meetbare doelen die bijdragen aan het bereiken van deze doelstellingen. Bij voorkeur zijn deze doelen ‘SMART’ (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). Bijvoorbeeld: “Verhoog de klanttevredenheidsscore met 15% binnen 12 maanden.”
Strategies (Strategieën) – dit zijn de strategieën of plannen waarin wordt beschreven hoe de organisatie deze gestelde doelen gaat bereiken. Bijvoorbeeld: “Implementeren van een klantfeedbacksysteem en training voor medewerkers over klantinteractie.”
Measures (Maatstaven) – dit zijn de maatstaven of indicatoren die worden gebruikt om de voortgang en het succes van de strategieën en doelen te meten. Ze helpen bij het beoordelen of de organisatie op de goede weg is. Bijvoorbeeld: “Maandelijkse klanttevredenheidsonderzoeken en kwartaalanalyses van feedback.”

De in het OGSM model bepaalde Goals en Measures worden opgenomen in dashboards en rapportages. In het bovenstaande voorbeeld zou dit een klanttevredenheidsdashboard kunnen zijn waarin onder andere de klanttevredenheidsscore en de resultaten van maandelijkse klanttevredenheidsonderzoeken en feedback analyses worden weergeven.

KPI Tree

Een KPI Tree (KPI boom) is een hiërarchische weergave van de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) van een bedrijf. Het doel van een KPI Tree is om een overzicht te bieden van hoe verschillende KPI’s op verschillende niveaus samenwerken om de bedrijfsdoelstellingen te behalen.

De 3 componenten van een KPI Tree zijn:

Hoofddoelen – dit zijn de overkoepelende strategische doelstellingen van de organisatie. Deze vormen de basis van de KPI Tree. Bijvoorbeeld: “Verhoog de totale omzet.”
Subdoelen – dit zijn de tactische doelstellingen die bijdragen aan het bereiken van de hoofddoelen. Deze zijn vaak gerelateerd aan verschillende afdelingen, teams of functies binnen de organisatie. Bijvoorbeeld: “Verhoog de omzet uit online verkopen.”
KPI’s – dit zijn de meetbare indicatoren die worden gebruikt om de voortgang van de subdoelen te volgen. Elke subdoelstelling kan meerdere KPI’s hebben die relevant zijn. Bijvoorbeeld: “Aantal online verkopen per maand” en “Gemiddelde orderwaarde.” Uiteraard dienen deze KPI’s ‘SMART’ (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) te zijn.

De in de KPI Tree (KPI boom) bepaalde KPI’s worden onder andere opgenomen in dashboards en rapportages. In het bovenstaande voorbeeld zou dit een omzetdashboard kunnen zijn waarin de totale omzetgroei wordt weergegeven met daarin het aandeel online omzet en het aantal online verkopen en de gemiddelde orderwaarde waaruit deze bestaat.

Wil je weten hoe ik jou en je organisatie kan helpen bij het vaststellen van KPI’s? Neem dan contact met mij op.