Dashboards en rapportages bieden bedrijven en organisaties continu en op ieder moment van de dag inzicht in de actuele prestaties, en geven aan of KPI’s gehaald zijn of kunnen gaan worden. Dashboards en rapportages zijn daarom cruciale hulpmiddelen voor een efficiënte bedrijfsvoering.
Om jou en jouw afdeling, bedrijf of organisatie hierbij te helpen maak ik gebruik van mijn kennis en ervaring met dashboarding binnen diverse branches, domeinen (finance, marketing, sales, IT, etc.) en processen. Hieronder vind je meer informatie over mijn aanpak, met een korte uitleg per stap.
1. Doel bepalen
Eerst voer ik een intake gesprek met jou om het doel van het dashboard of de rapportage te bepalen. Wat wil je bereiken? Welke vragen moet het dashboard of de rapportage beantwoorden?
2. Doelgroep identificeren
Naast het doel is ook de doelgroep belangrijk. Wie gaat het dashboard of de rapportage gebruiken? Waarvoor? En wie zijn de belangrijkste stakeholders (belanghebbenden)?
3. KPI’s bepalen
Vervolgens bepaal ik samen met de belangrijkste stakeholders welke KPI’s (Key Performance Indicators) en measures in het dashboard of de rapportage getoond dienen te worden. Hoe deze KPI’s en measures bepaald worden lees je hier.
4. Data inventariseren
Als duidelijk is welke KPI’s en measures het dashboard of de rapportage dient te bevatten ga ik inventariseren welke data en databronnen hiervoor nodig zijn, beschikbaar zijn, wat de eventuele ‘gaps’ zijn, en hoe deze eventuele ‘gaps’ opgelost kunnen worden. Daarna inventariseer ik hoe deze data in een dashboard en rapportage tool zoals Power BI geladen kan worden; rechtstreeks of uit een database of datamart in bijvoorbeeld Azure. Data management issues die hierbij naar boven komen kaart ik aan of los ik op.
5. Requirements opstellen
Naast de functionele requirements (wat moet het dashboard of de rapportage kunnen en tonen) zijn ook de niet-functionele requirements (de voorwaarden waar het dashboard of de rapportage aan moet voldoen) belangrijk. Hoe ik deze requirements opstel en analyseer en hierbij gebruik maak van use cases en user story’s lees je hier.
6. Structuur ontwerpen
Hierna maak ik een schets of wireframe van het dashboard of de rapportage, die toont waar en hoe de gegevens visueel gepresenteerd gaan worden.
7. Ontwikkelen
Als de bovenstaande input compleet en gevalideerd is ga ik het dashboard of de rapportage bouwen in bij voorbeeld Power BI.
8. Testen
De uiteindelijke versie van het dashboard of de rapportage test ik samen met (enkele) stakeholders en gebruikers. Dit noemen we ook wel de gebruikersacceptatietest of User Acceptance Test (UAT). Hierbij testen we volgens een script wat ik opstel of het dashboard of de rapportage voldoet aan alle use cases, user story’s en requirements die we eerder hebben vastgelegd.
9. Training
Na een succesvolle gebruikersacceptatietest volgt de introductie en training. Hiermee zorg ik ervoor dat gebruikers begrijpen hoe ze het dashboard of de rapportage effectief kunnen gebruiken in de dagelijkse praktijk.
10. Feedback en doorontwikkeling
Zowel tijdens de introductie als het gebruik van het dashboard of de rapportage volgen vaak nieuwe wensen en (stuur)inzichten die de bron vormen voor de doorontwikkeling. Hiervoor hanteer ik de PDCA (Plan, Do, Check, Act) Lean methode welke gebruikt wordt om continue verbetering te bereiken.
Wil je weten hoe ik jou en je organisatie kan helpen met dashboards en rapportages? Neem dan contact met mij op.